A certidão de escritura pública é uma via oficial emitida pelo Tabelionato de Notas a partir de uma escritura que já foi lavrada e permanece arquivada. Ela pode ser necessária para recuperar um documento perdido, comprovar o conteúdo de um ato ou apresentá-lo em situações como inventário, regularização patrimonial e processos.
Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura e entenda quando pedir a certidão, como localizar a escritura e quais dados podem facilitar a busca.
O que é certidão de escritura pública?
A escritura pública é o instrumento pelo qual o tabelião formaliza declarações de vontade e negócios jurídicos. A Lei nº 8.935/1994 atribui aos tabeliães de notas, entre outras funções, a competência para lavrar escrituras e procurações públicas. O ato fica preservado no acervo do tabelionato, a certidão é expedida com base nesse conteúdo arquivado.
Em linguagem simples, a certidão funciona como uma via oficial do que consta na escritura. Conforme as normas aplicáveis e a finalidade do pedido, o tabelionato pode orientar sobre o formato disponível, o conteúdo que será reproduzido e a possibilidade de emissão física ou eletrônica.
Quem pesquisa por escritura online também pode estar procurando duas coisas diferentes: lavrar um novo ato notarial eletrônico ou obter a certidão de uma escritura antiga. No segundo caso, o pedido depende de localizar o ato já existente e solicitar a certidão ao tabelionato que guarda o acervo.
Quando solicitar uma certidão em cartório de notas
A certidão pode ser solicitada quando é necessário recuperar ou comprovar informações de uma escritura que já foi lavrada. Algumas situações comuns são:
- Perda, dano ou indisponibilidade da via que estava com uma das partes
- Inventário, partilha, regularização patrimonial ou análise sucessória
- Apresentação em processo judicial, administrativo, bancário ou contratual
- Conferência de cláusulas, valores, partes, representação ou descrição do negócio
- Regularização ou registro de uma escritura de imóvel que ainda não foi levada ao Registro de Imóveis
- Pesquisa histórica ou documental envolvendo compra e venda, doação, cessão, pacto ou outro ato notarial.
Se o objetivo é preparar uma nova compra ou venda, o artigo sobre kit escritura e documentos da transação imobiliária explica quais certidões podem ser reunidas antes da lavratura. Já a certidão tratada aqui se refere a uma escritura que já existe.
Como localizar uma escritura pública?
A localização da escritura fica mais simples quando se sabe qual Tabelionato de Notas realizou o ato. Quando essa informação não está disponível, existem outras formas de fazer a pesquisa.
Quando o cartório é conhecido
Uma cópia antiga da escritura ou outro documento relacionado ao ato pode trazer informações importantes, como:
- Nome do tabelionato
- Data da escritura
- Número do livro
- Número das folhas
- Número do ato.
Com esses dados, a pesquisa pode ser feita diretamente no cartório que lavrou a escritura ou na serventia que atualmente responde pelo acervo.
Quando o cartório não é conhecido
A Central de Escrituras e Procurações (CEP), integrada à CENSEC, pode ajudar a identificar onde determinado ato foi lavrado.
De acordo com as regras do CNJ, a busca pode ser realizada eletronicamente com certificado digital, utilizando informações como o nome completo e o CPF ou CNPJ da pessoa pesquisada.
O resultado pode indicar o tabelionato responsável, a data da lavratura, o livro, as folhas e o tipo de ato localizado. A pesquisa, porém, não corresponde à emissão da certidão. Depois de descobrir onde a escritura foi feita, é necessário solicitar o documento ao tabelionato responsável.
A CEP reúne atos notariais lavrados no país, no mínimo, desde 1º de janeiro de 2006. Por isso, uma escritura mais antiga pode não aparecer na pesquisa. Nesses casos, pode ser necessário procurar diretamente os tabelionatos das localidades onde o ato provavelmente foi realizado ou consultar a Corregedoria do Tribunal de Justiça do estado.
A ausência de resultado na pesquisa eletrônica, sozinha, não significa que a escritura nunca existiu.
Quais dados ajudam a localizar uma escritura?
Quanto mais informações estiverem disponíveis, mais fácil tende a ser identificar o ato correto. Vale reunir:
- Nome completo das partes, inclusive o nome usado na época do ato
- CPF ou CNPJ das pessoas ou empresas envolvidas
- Tipo de escritura, como compra e venda, doação, cessão ou declaração
- Data exata ou período aproximado da lavratura
- Cidade e estado onde o ato pode ter sido feito
- Nome do tabelionato, número do livro, folhas e número do ato
- Dados do imóvel ou do negócio que ajudem a conferir o resultado
- Cópias antigas, recibos, selos, registros ou documentos que façam referência à escritura.
O endereço do imóvel, sozinho, pode não ser suficiente. A escolha do Tabelionato de Notas nem sempre coincide com a circunscrição do Registro de Imóveis, e escrituras também podem tratar de negócios que não envolvem imóveis.
Qual é a diferença entre escritura, certidão e cópia?
Embora os termos sejam muitas vezes usados como sinônimos, cada documento tem uma função diferente.
| Documento | O que representa |
|---|---|
| Escritura pública | É o ato notarial que formaliza a declaração ou o negócio jurídico. |
| Traslado ou certidão | É a via oficial expedida a partir do ato arquivado, conforme a modalidade e as normas aplicáveis. |
| Cópia simples | É uma reprodução sem, por si só, a mesma certificação do tabelionato. |
| Novo ato ou rerratificação | É uma providência formal para constituir outro negócio ou corrigir/complementar o ato quando juridicamente cabível. |
Essa diferença é importante quando existe algum problema no conteúdo da escritura. Solicitar uma nova certidão não altera o documento original.
Se houver divergência de nomes, valores, descrição do imóvel ou outras informações, o caso precisa ser analisado para verificar se é possível fazer uma rerratificação ou se será necessária outra providência.
Certidão de escritura de imóvel é a mesma coisa que matrícula?
Não. A certidão de escritura apresenta o conteúdo do ato realizado no Tabelionato de Notas. Já a matrícula é mantida pelo Registro de Imóveis e reúne os registros e averbações relacionados à situação jurídica daquele imóvel.
O Código Civil estabelece, no art. 108, as situações em que a escritura pública é essencial para negócios envolvendo direitos reais sobre imóveis. O art. 1.245 determina que a propriedade seja transferida com o registro do título no Registro de Imóveis.
Assim, a certidão de escritura não é suficiente, sozinha, para comprovar quem é o proprietário atual de um imóvel. Para verificar a situação registral, é necessário consultar a matrícula e as certidões do Registro de Imóveis competente.
Como solicitar uma certidão de escritura?
Depois de localizar a escritura, a solicitação deve ser encaminhada ao tabelionato responsável pelo ato ou pela guarda do acervo.
Antes de fazer o pedido, é importante saber qual será a finalidade do documento. Dependendo do caso, o banco, órgão público, cartório ou processo em que a certidão será apresentada pode exigir uma emissão recente ou um formato específico.
De modo geral, o pedido envolve:
- Identificar a escritura que precisa ser localizada
- Reunir os dados disponíveis sobre as partes e o ato
- Descobrir qual tabelionato guarda o documento
- Solicitar a certidão
- Verificar se existe alguma exigência quanto ao formato
- Confirmar valor e prazo de emissão
- Conferir as informações quando o documento for recebido.
É possível solicitar a certidão pela internet?
Em alguns casos, sim. A disponibilidade do serviço depende do cartório, do tipo de ato e das características do acervo.
Também existem empresas privadas que oferecem serviços de pesquisa, solicitação e logística documental. O E-Cartório do Brasil, é uma empresa privada de assessoria e logística documental, sem vínculo com o Governo Federal ou com os cartórios oficiais.
Nesse caso, a taxa paga à empresa corresponde ao serviço contratado. A emissão da certidão continua sendo responsabilidade do cartório competente.
Antes de contratar uma assessoria, vale conferir o que está incluído no serviço, quais são os valores e se os emolumentos do cartório serão cobrados separadamente.
Quanto custa e quanto tempo leva?
Não existe preço único nacional. A Lei nº 10.169/2000 determina que os estados e o Distrito Federal fixem os emolumentos dos serviços notariais e de registro. Além do valor da certidão, podem existir custos de pesquisa, envio e taxa de assessoria privada, quando contratada.
O prazo também varia conforme o tabelionato, o formato, a idade e a localização do ato e a necessidade de pesquisa manual. Evite promessas de emissão imediata e confirme o prazo antes de usar o documento em escritura, inventário, financiamento ou processo com data marcada.
Erros comuns ao pedir uma certidão de escritura
Alguns erros podem dificultar a localização do documento ou levar à solicitação de uma certidão que não atende à finalidade pretendida:
- Confundir Tabelionato de Notas com Registro de Imóveis
- Pedir certidão sem confirmar se a instituição exige outro documento
- Informar apenas o endereço do imóvel e omitir nomes, CPF/CNPJ e data
- Considerar a ausência de resultado eletrônico como prova de inexistência do ato
- Supor que uma nova certidão corrige erros ou atualiza a escritura
- Desconsiderar a validade prática, o formato digital e o mecanismo de autenticação exigidos pelo destinatário.
Perguntas frequentes sobre certidão de escritura pública
Certidão de escritura pública tem prazo de validade?
Não existe um prazo único para todos os casos. Um banco, cartório, órgão público ou processo pode exigir uma certidão emitida recentemente. Por isso, a exigência deve ser confirmada de acordo com a finalidade do documento.
É possível consultar uma escritura de imóvel online?
Em determinados casos, é possível fazer uma pesquisa eletrônica para localizar o ato. Depois de identificado o tabelionato responsável, a certidão deve ser solicitada ao cartório. Escrituras mais antigas podem exigir uma pesquisa diferente.
A certidão substitui a escritura original?
A certidão é uma via oficial emitida com base na escritura arquivada e pode ser utilizada em diversas situações. Ela não cria um novo negócio, não altera o conteúdo da escritura e não substitui a matrícula do imóvel.
Quais dados mínimos são necessários?
Nome completo e CPF ou CNPJ das partes são algumas das informações mais úteis. Data aproximada, cidade, tipo de ato, tabelionato, livro e folhas também podem facilitar a localização.
Como saber se uma procuração foi revogada?
É necessário verificar se existem atos posteriores, como revogação, renúncia ou substabelecimento. Uma cópia antiga da procuração não é suficiente para confirmar sua situação atual.
A certidão de escritura comprova quem é o dono do imóvel?
Não necessariamente. A certidão apresenta o conteúdo do ato realizado no Tabelionato de Notas. Para saber quem consta como proprietário e verificar a situação atual do imóvel, é necessário consultar o Registro de Imóveis e a matrícula correspondente.
Solicite suporte para certidões de notas
Localizar uma escritura pode ser simples quando livro, folhas e tabelionato são conhecidos, mas exige pesquisa mais cuidadosa quando há poucos dados ou o ato é antigo. Reúna as informações disponíveis e solicite suporte para certidão de escritura após confirmar a finalidade, o formato exigido, os valores e o prazo estimado.
Aviso informativo: Este conteúdo tem finalidade educativa e não substitui a análise de um advogado ou tabelião. Em casos com bens, filhos ou situações específicas, buscar orientação profissional evita erros e retrabalho.
