Em resumo: os documentos básicos para a escritura incluem identificação e estado civil das partes, matrícula atualizada e comprovantes fiscais (ITBI e IPTU). Documentos adicionais variam segundo o imóvel. Certidões pessoais auxiliam na análise de risco, mas não são obrigatórias por lei.
Comprar ou vender um imóvel exige atenção rigorosa. Uma simples divergência de nome, um estado civil desatualizado ou a falta de uma certidão fiscal podem atrasar a assinatura da escritura por semanas ou até cancelar a negociação.
Para evitar atrasos e garantir uma transação 100% segura, confira este guia prático. Separamos o checklist completo de documentos exigidos, explicamos o que a lei obriga e como organizar suas certidões sem complicações:
O que é necessário para a escritura de imóvel e por que o checklist é vital?
O Código Civil estabelece, no art. 108, que a escritura pública feita em Cartório de Notas é obrigatória para a transferência de imóveis de valor superior ao limite legal.
No entanto, a assinatura da escritura é apenas metade do caminho. Conforme os arts. 1.227 e 1.245 do Código Civil, a propriedade só é efetivamente transferida quando a escritura é registrada no Registro de Imóveis.
Um checklist bem organizado serve para comprovar três pilares fundamentais:
- Quem são as partes: comprovação de identidade, capacidade civil e poder de representação.
- Qual é o bem: situação jurídica do imóvel, ausência de ônus não declarado e descrição exata.
- Como foi o negócio: regras de pagamento, quitação tributária e consentimentos exigidos por lei.
O checklist completo de documentos para a escritura de imóvel
Não existe uma lista rígida universal, pois o tabelionato pode solicitar documentos complementares dependendo da situação das partes. Contudo, o checklist padrão divide-se em 3 blocos:
1. Documentos dos compradores e vendedores
- Identificação oficial com foto e CPF: RG, CNH ou carteira funcional válida.
- Certidão de Nascimento ou Casamento atualizada: necessária para comprovar o estado civil, nome atual e regime de bens.
- Pacto antenupcial registrado: obrigatório quando o regime de bens exige a lavratura do pacto (como separação total de bens convencional ou comunhão parcial com bens particulares).
- Documentos de representação: procuração pública com poderes específicos caso alguém assine por outra pessoa, ou certidão de óbito e formal de partilha em caso de espólio/sucessão.
- Dados da Pessoa Jurídica (se aplicável): contrato social, última alteração, certidão simplificada da Junta Comercial e comprovante de poderes dos administradores.
Atenção ao estado civil: o cônjuge ou companheiro pode precisar assinar junto ou dar outorga conjugal, dependendo do regime de bens adotado. Sempre compare a certidão civil com a qualificação registrada na matrícula do imóvel.
2. Documentos do Imóvel
- Matrícula atualizada ou certidão do registro de imóveis: apresenta o histórico da propriedade, titularidade e averbações.
- Certidão de ônus reais e ações reipersecutórias: informa se o imóvel possui hipoteca, alienação fiduciária, penhora ou disputas judiciais. Segundo o Decreto nº 93.240/1986, essa certidão costuma ter validade de 30 dias.
- Certidão fiscal imobiliária ou comprovante do IPTU: comprova a quitação dos tributos municipais do imóvel.
- Declaração de quitação de condomínio: assinada pelo síndico ou pela administradora, obrigatória para unidades em condomínio edilício.
- Documentação para imóvel rural: exige dados cadastrais (CCIR), comprovante do ITR, CAR (Cadastro Ambiental Rural) e georreferenciamento, conforme a dimensão da área.
3. Comprovantes e informações da negociação
- Guia e comprovante do ITBI pago: imposto sobre Transmissão de Bens Imóveis pago ao município, requisito legal previsto na Lei nº 7.433/1985.
- Contrato de compra e venda prévio: promessa de compra e venda ou compromisso assinado pelas partes, se houver.
- Comprovantes de quitação de financiamento: caso o imóvel estivesse alienado ao banco e tenha sido quitado para a venda.
Certidões pessoais do vendedor são obrigatórias por lei?
Não. A Lei nº 13.097/2015 desobrigou a apresentação de certidões forenses ou de distribuidores judiciais em nome do vendedor para a lavratura da escritura ou para a eficácia do registro. Além disso, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) reafirmou que cartórios não podem exigir certidões negativas de débito tributário pessoal para registrar imóveis.
Naa prática da advocacia imobiliária, a obtenção voluntária de certidões pessoais do vendedor (como certidões de distribuidor cível, trabalhista e de protestos) ainda é recomendada na etapa de diligência prévia (due diligence). Essa análise voluntária ajuda o comprador a verificar se o vendedor possui dívidas capazes de comprometer o imóvel no futuro.
Tabela comparativa de documentos por finalidade
| Categoria | Documento principal | Para que serve? | Exigência |
| Pessoal | Certidão de Casamento/Nascimento | Comprovar estado civil e regime de bens. | Obrigatória |
| Imóvel | Matrícula com Ônus Reais | Comprovar propriedade e ausência de penhoras. | Obrigatória |
| Tributária | Guia paga do ITBI e IPTU | Comprovar o recolhimento dos impostos devidos. | Obrigatória |
| Condomínio | Declaração de quitação de débitos | Garantir que não há dívidas condominiais no imóvel. | Obrigatória (em condomínios) |
| Cautelar | Certidões dos distribuidores cíveis e trabalhistas | Avaliar riscos de dívidas pessoais do vendedor. | Opcional / Recomendada |
Como solicitar e organizar seu Kit de Certidões pelo E-Cartório do Brasil
Para evitar correria e o risco de pedir certidões com prazo vencido, a organização do kit documental deve ser feita por etapas:
- Defina a finalidade exata: informe se a operação envolve compra e venda à vista, financiamento bancário, doação ou inventário.
- Reúna a qualificação das partes: nomes completos, CPFs ou CNPJs, estados civis e endereços atualizados.
- Identifique o imóvel: envie a cópia da matrícula atual ou o número da inscrição municipal (IPTU) e o cartório de registro correspondente.
- Envie a exigência formal do cartório: se o tabelionato ou o banco já forneceu um checklist, envie essa lista para emissão exata dos documentos.
Para solicitar apoio, acesse o serviço de kit de certidões para escritura e informe a finalidade da operação. A equipe poderá orientar a organização documental, mas a lista final e a qualificação do ato permanecem sob responsabilidade do tabelionato e dos profissionais envolvidos.
Perguntas frequentes sobre documentos para escritura de imóvel
Quais são os documentos obrigatórios para a escritura de imóvel?
Os documentos obrigatórios incluem identificação oficial e comprovante de estado civil das partes, matrícula atualizada do imóvel com certidão de ônus reais, certidão de quitação do IPTU e a guia paga do imposto ITBI.
A Lei nº 7.433/1985 exige que o tabelião confirme o recolhimento dos tributos e a situação da propriedade antes de assinar o ato. Em imóveis situados em condomínios, a declaração de quitação de débitos condominiais também é exigida.
As certidões pessoais e forenses do vendedor são obrigatórias?
Não. A Lei nº 13.097/2015 estabelece que a apresentação de certidões judiciais, trabalhistas ou de distribuidores cíveis do vendedor não é requisito obrigatório para a lavratura da escritura ou registro do imóvel.
Apesar de não ser uma obrigação legal do cartório, a consulta a essas certidões é altamente recomendada durante a análise de risco da compra, garantindo que o vendedor não possua dívidas que possam colocar o negócio em perigo.
Qual é a validade das certidões para lavrar a escritura?
A validade das certidões imobiliárias é de 30 dias contados a partir da data de expedição pelo Registro de Imóveis, conforme o Decreto nº 93.240/1986.
Certidões pessoais e fiscais podem ter prazos de validade variando entre 30 e 180 dias, dependendo do órgão emissor e das exigências do tabelionato responsável pela lavratura da escritura pública
Solicite o kit documental
Comece confirmando o checklist com o tabelionato e separando documentos pessoais, matrícula e dados da negociação. Depois, organize cada item por órgão, validade e responsável. Essa sequência reduz pedidos duplicados e facilita a conferência antes da assinatura.
Se você deseja apoio privado para reunir os documentos, consulte o kit documental para escritura. O serviço oferece conveniência e acompanhamento documental, sem substituir os cartórios emissores, o tabelionato responsável ou a orientação jurídica do caso.
A Equipe Editorial do e-CARTÓRIO do BRASIL é responsável pela produção, revisão e atualização dos conteúdos publicados no blog oficial. O trabalho editorial reúne a experiência da empresa em assessoria e logística documental, pesquisa em fontes oficiais e verificação de informações sobre certidões, documentos e procedimentos cartorários em todo o Brasil.
